Légalisation

Généralités

La règle générale veut qu’un document émanant d’un Etat ne puisse être utilisé dans un autre Etat qu’après avoir été légalisé.

Qu’est-ce que la légalisation ?

La légalisation consiste en une authentification de la signature (et/ou du timbre ou du sceau) et de la qualité de la personne qui a délivré le document. En d’autres termes, elle permet de vérifier si la signature apposée sur le document est bien celle de la personne qui l’a signé et si cette personne a bien la qualité qu’elle prétend avoir.

La légalisation peut porter sur la signature de l’autorité étrangère qui a délivré le document mais elle peut également porter sur celle de l’autorité étrangère légalisant. En effet, si le document comporte plusieurs signatures, chacune d’entre elles sera à son tour légalisée par l’autorité compétente selon le principe de la « législation en cascade » et ce, sur base d’un spécimen de la signature dont dispose l’autorité en charge de la légalisation.
La légalisation n’a pas pour vocation d’authentifier le contenu du document. Ce n’est donc pas parce qu’un document a été légalisé par une Ambassade belge qu’il sera pour autant reconnu en Belgique. Pour preuve, l’autorité belge qui légalise un document étranger appose expressément sur le document la formulation suivante : «Cette légalisation ne garantit pas l’authenticité du contenu du document».

Selon la procédure de légalisation ordinaire, un document étranger doit être légalisé par les autorités du pays où il a été délivré (ex : par le Ministère des Affaires Etrangères) selon une procédure propre à cet Etat et ensuite, par les autorités du pays qui recevra le document (ex : par l’Ambassade ou le Consulat).

L’Ambassade ou le Consulat belge qui légalise un document étranger appose un autocollant ou un cachet comportant un numéro de contrôle à 16 chiffres. Si le document a été légalisé mais ne comporte pas ce numéro, il devra dans ce cas être une nouvelle fois légalisé par le SPF Affaires étrangères belge pour être produit en Belgique.

Par qui la légalisation peut-elle être demandée ?

La légalisation d’un document ne doit pas nécessairement être demandée par la personne concernée par le document ou qui souhaite faire usage de ce document à l’étranger. Une exception à cette règle existe lorsque le signataire est une personne privée (ex : la preuve par écrit du consentement à la déclaration de mariage signée par l’époux résidant à l’étranger lorsque l’époux résidant en Belgique procède seul à la déclaration de mariage).

La légalisation peut-elle être refusée ?

Oui

La légalisation pourra être refusée si :

• la signature ne correspond pas à celle du fonctionnaire qui prétend avoir signé le document ;
• le signataire n’est pas compétent pour signer le document en question ;
• le sceau ou le timbre apposé sur le document a été falsifié ;
• le document est rédigé dans une langue que l’autorité qui légalise ne comprend pas et n’est pas accompagné d’une traduction.

L’autorité belge qui refuse de légaliser un document doit avertir le demandeur par écrit des motifs de ce refus ainsi que des voies de recours ouverts contre celui-ci.
Dans l’examen des motifs de refus, il ne peut être tenu compte du but dans lequel le document sera utilisé. La législation n'est pas non plus conditionnée à la reconnaissance ou non du document en Belgique.

Existe-t-il des exceptions à la légalisation ?

Oui

Dans certains cas, des conventions internationales suppriment toute exigence de légalisation entre les pays signataires.
D’autres conventions internationales, quant à elles, instaurent une procédure simplifiée : l’apostille.

La Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les Etats membres des Communautés européennes

Cette convention supprime toute exigence de légalisation, dans un Etat partie, d’un document public (administratif, notarié, judiciaire, consulaire ou diplomatique) émanant d’un autre Etat partie.

Les documents publics visés par la Convention sont :

• les documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’Etat, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier ou d’un huissier de justice ;
• les documents administratifs ;
• les actes notariés ;
• les déclarations officielles telles que mentions d’enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé ;
• les actes établis par les ambassade ou consulats d’un Etat partie et qui doivent être utilisées sur le territoire d’un autre Etat partie.

Exemple :
Un extrait d’acte de naissance français pourra être produit devant une autorité belge sans légalisation ni apostille puisque ces deux Etats ont ratifié la Convention de Bruxelles de 1987.

Il est à préciser que tous les Etats membres de l'Union européenne n’ont pas ratifié cette Convention.

Remarque :
La suppression de l’exigence de légalisation ne s’applique qu’entre les Etats qui ont ratifié la Convention.

La Convention de Vienne du 8 septembre 1976 relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil

Cette convention supprime toute exigence de légalisation ou de formalité équivalente pour les extraits d’actes de l’état civil délivrés en vertu de la Convention.

Cette Convention prévoit des formulaires plurilingues standardisés pour les extraits des actes de l’état civil constatant la naissance, le mariage ou le décès.

Remarque:
Ces formulaires ne sont dispensés de légalisation que lorsqu’ils sont présentés dans un Etat contractant.

La Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers

Cette convention exige, pour certains types de document public, comme seule formalité, l’apposition d’une apostille.

L’apostille signifie que l’authenticité de la signature et de la qualité du signataire ne sera examinée que par les autorités de l’Etat d’où provient le document. Elle n’impose donc plus la légalisation par l’Ambassade ou le Consulat de l’Etat dans lequel le document sera utilisé.

Les documents publics visés par la Convention sont :

• les documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’Etat, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier ou d’un huissier de justice ;
• les documents administratifs ;
•  les actes notariés ;
• les déclarations officielles telles que mentions d’enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé.

La Convention ne s’applique pas aux documents émanant des ambassades et des consulats ni aux documents administratifs relatifs à une opération commerciale ou douanière.

Exemple :
Un acte de naissance en provenance de l’Australie pourra être produit en Belgique s’il a été apostillé par l’autorité compétente australienne sans qu’il ne doive passer par une autorité diplomatique ou consulaire belge.

Remarque :
Cette simplification ne sera possible qu’entre les Etats qui ont ratifié la Convention.

Traduction des documents

Notons que les documents qui doivent être produits à l’étranger devront généralement être traduits par un traducteur juré dans l’une des langues officielles du pays de destination. Cette traduction devra être légalisée au même titre que le document auquel elle se rattache.

De même, un document étranger, pour être présenté aux autorités belges, devra être traduit dans l’une des trois langues nationales (français, néerlandais, allemand) en tenant compte notamment de la langue de l’autorité à laquelle il sera présenté. La traduction pourra se faire soit en Belgique, soit à l’étranger. Dans ce cas, la traduction devra également être légalisée, au meme titre que le document.

En Belgique, nous pouvons trouver des traducteurs jurés attachés auprès des tribunaux belges.

Pour la Région de Bruxelles, vous pouvez trouver des renseignements sur les traducteurs jurés auprès du greffe du Palais de Justice.

Parquet du Procureur du Roi
Bureau de documentation
Rue des Quatre bras
1000 Bruxelles
Tél : 02/557 43 02

La légalisation des documents belges à produire à l’étranger

Comme nous l’avons vu ci-dessus, sauf convention contraire simplifiant ou supprimant la légalisation, pour qu’un document belge puisse être utilisé à l’étranger, il devra être légalisé d’une part par l’autorité belge compétente en fonction du type de document et d’autre part, par l’Ambassade ou le Consulat du pays dans lequel le document va être utilisé.

L’autorité belge compétente

En principe,

• Les documents établis par l’officier de l’état civil (ex : acte de naissance, de mariage,...) ou par un notaire (ex : contrat de mariage) doivent être légalisés par le SPF Affaires Etrangères.
• Les documents émanant d’un magistrat belge (ex : jugement de divorce, jugement relatif à la garde d’un enfant,...) seront d’abord légalisés par le SPF Justice et ensuite par le SPF Affaires Etrangères.
• Les documents portant signature du commissaire de police locale seront quant à eux légalisés par le bourgmestre de la commune et ensuite par le SPF Affaires Etrangères.
• Les diplômes délivrés en Belgique sont légalisés par la Communauté (française, flamande ou germanophone) dont dépend l’établissement d’enseignement et ensuite par le SPF Affaires étrangères.
• La signature apposée sur un document privé sera légalisée par le bourgmestre, un échevin ou un notaire et ensuite par le SPF Affaires Etrangères.
• La traduction accompagnant les documents doit, quant à elle, être légalisée par le président du tribunal auprès duquel le traducteur est assermenté, par le SPF Justice ensuite et finalement par le SPF Affaires Etrangères.

Les légalisations auprès du SPF Justice ou Affaires Etrangères peuvent se faire sur place pendant les heures de permanence ou par l’envoi des documents par courrier recommandé aux adresses suivantes :

SPF Justice
Direction opérationnelle - Services Légalisations et Questions parlementaires
Local 1.03
Boulevard de Waterloo 115
1000 Bruxelles
Tél. : 02/542.65.32
Fax : 02/542.70.52
Heures d’ouverture : 9.00-12.00 (lu-ma-je-ve)
9.00-12.00/14.00-16.00 (me)

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

www.justice.belgium.be

SPF Affaires Etrangères
Service Légalisation    
Rue des Petits Carmes, 27
1000 Bruxelles
Tél : 02 501 32 00 ou 02 501 81 11
Heures d’ouverture : 9h à 12h (lu-ve)

http://www.diplomatie.belgium.be  

Communauté française
City Center
Boulevard du Jardin Botanique, 20-22 3ème étage
1000 Bruxelles
Tél: 02/690 80 52 – 02/690 80 33
Légalisation gratuite

Vlaamse Gemeenschap
Hendrik Consciencegebouw, 1B 14
Koning Albert II-laan, 15
1210 Brussel
Tél: 02/ 553 87 78
Légalisation gratuite

Communauté germanophone
Ministère de l’enseignement
Gospertstrasse, 1-5
4700 Eupen
Tél: 087/59 63 61
Légalisation gratuite

La légalisation des documents étrangers à produire en Belgique

Nous le rappelons, un document étranger, qu’il s’agisse d’un document original, d’une copie, d’un document intégral ou d’un extrait, pour être utilisé en Belgique devra, sauf convention contraire entre la Belgique et le pays d’origine du document, être légalisé par les autorités étrangères compétentes puis par l’Ambassade ou le Consulat belge établi dans ce pays.

Remarque :
Les copies conformes et extraits ne sont délivrés que par l’autorité qui a délivré le document en original.

Les autorités compétentes

Les autorités étrangères 

La procédure et les autorités étrangères compétentes en matière de légalisation sont déterminées par les règles prévues à cet effet dans le pays étranger en question. Il y aura donc lieu de se renseigner directement auprès du Ministère des Affaires Etrangères de cet Etat afin de savoir à quelle autorité s’adresser.

Les autorités belges (art. 30 CODIP)

• L’Ambassade ou le Consulat belge (Consulat de carrière ou honoraire) à l’étranger est prioritairement compétent pour légaliser les documents étrangers (après leur légalisation par la ou les autorités étrangères compétentes).
• Les Ambassades et les Consulats belges tiennent leur compétence directement de la loi.
• Dans les cas rares d’absence d’Ambassade ou de Consulat belge dans le pays concerné, la légalisation pourra être faite par l’Ambassade ou le Consulat d’un autre Etat avec lequel des accords ont été passés dans ce sens (souvent un Etat européen). Il convient  de vérifier ceci au cas par cas.
• A défaut d’Ambassade ou de Consulat étranger pouvant remplir ce rôle, la légalisation pourra (dans des situations exceptionnelles) être demandée auprès du SPF Affaires Etrangères belge intervenant en tant que délégué du Ministre des Affaires Etrangères.

En pratique :
A défaut d’Ambassade/Consulat belge dans le pays d’origine du document, une Ambassade belge dans un pays limitrophe peut être désignée compétente pour légaliser le document (à vérifier via le site du SPF Affaires étrangères http://www.diplomatie.be/fr/services/legalisation/default.asp ou auprès de son service légalisation).

L’autorité diplomatique ou consulaire (ou le SPF Affaires Etrangères) légalise les documents produits par des autorités publiques étrangères mais est également en mesure de légaliser les documents privés. Pour ces derniers, le signataire du document, lorsqu’il est de nationalité belge, peut se présenter en personne afin de procéder à la vérification de son identité et de sa signature. Lorsqu’il est de nationalité étrangère, le signataire du document est tenu au préalable de faire légaliser sa signature auprès d’une administration locale ou d’un notaire (vérifiez l'autorité appropriée, auprès de l’Ambassade/Consulat belge).

Remarques émises par les Ambassades et les Consulats belges

Depuis l’Arrêté Royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation des décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, les Ambassades et les Consulats belges qui légalisent un document étranger ont la faculté de mentionner sur une feuille annexe les irrégularités résultant d’un fait objectif erroné (ex : mauvais lieu de naissance) ou du non-respect de la législation locale (ex : incompétence de l'officier de l'état civil qui a délivré le document) qu’ils constatent dans le document.

Ces remarques ne sont pas contraignantes pour les autorités en Belgique qui devront se prononcer sur la validité du document légalisé.Les autorités belges peuvent demander, via le service légalisation du SPF Affaires Etrangères, qu’une enquête soit menée sur la validité du document étranger. Cette dernière sera réalisée par l’autorité diplomatique ou consulaire compétente selon le lieu de délivrance du document. Elle ne pourra entraîner aucun frais sauf si l’autorité belge demandeuse de l’enquête s’engage à les prendre à sa charge.
Pour plus de précisions sur la légalisation d’un document en particulier, vous pouvez consulter le site du SPF Affaires Etrangères http://diplomatie.belgium.be/fr/ (rubrique : Légalisation de document).

Bases légales

• Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les États membres des Communautés européennes, M.B., 18 avril 1997.
• Convention de Vienne du 8 septembre 1976 relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil, M.B., 5 mars 1998.- Circulaire du 25 mai 1998 relative à l’entrée en vigueur et à l’application de la Convention relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et du Protocole additionnel à la Convention concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989, M.B., 12 juin 1998.
• Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, Conférence de La Haye de droit international privé, Loi du 5 juin 1975, M.B., 7 février 1976. http://www.hcch.net
• Loi du 16 juillet 2004 portant le Code de droit international privé, M.B., 27 juillet 2004, art. 30.
• Arrêté Royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation des décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, M.B., 11 janvier 2007.
• Circulaire du 14 décembre 2006 portant instructions en matière de légalisation, M.B., 11 janvier 2007.